當然寫郵件首先是寫下信息并與人溝通。我舉一個例子，有一個美女同事穿了一件新裙子來剪板機公司，正常的夸獎就是″嗯，真的很漂亮，很適合你″；換成幽默的表達方式，就成了″美女，你這個波西米亞的裙子很風流嘛″，假如美女同事跟你關系還不錯，人不小氣，這也沒有什么；就怕理解錯了，波西米亞是不是在說我長得像外國人啊？是不是有種族歧視呢？還有風流，我給人的印象豈非就是有些放蕩嗎？假如美女同事這樣想，完了，你說話傷人了。良多內容不要加定性的結論，什么變壞了，不好了，影響嚴峻了，不要說這些；你要說PPI*I上升了多少，剪板機產量下降了2096，修設備影響了1個小時的出產時間，到底有不好，多嚴峻，數據能說明一切。工作中的郵件需要嚴厲，避免幽默。良多時候，郵件會發給良多人，這些人包括治理層，其他部分的人，假如你正在跟一個剪板機技術職員討論專業性的題目，你的長篇大作會讓良多人看不懂，可能由于太冗長，有些原本你但愿看到信息的人忽略了你的郵件，所以最好就是言語簡樸地表達信息，用附件來解釋你要解釋的題目。所以，多使用數據是很好的陳述事實的一種方式。郵件也一樣，本是無心的一句玩笑，有可能導致嚴峻誤讀，而且郵件不比說話，說了也就過了，郵件還能留下證據。
。小時候考試的時候老師一再夸大，檢查好了才交卷，目的就是能在交卷前但愿能夠發現錯誤及時改正。這還不是最嚴峻的，剪板機企業老板不知道啊，看到你這個錯誤的信息，立馬轉發給其他部分甚至更高的治理層，斬釘截鐵地給別人說，題目已經解決了，然后你覺得你在這個時候好意思發郵件說數字弄錯了嗎？發了，你老板隨著你一起丟人。
在這里要說的SMART是針對剪板機企業員工工作郵件的，簡樸地說，就是寫工作電子郵件要遵守的法則。所以，為了不必要的麻煩，仍是像新聞聯播那樣說話，一本正經，反正不幽默沒人說你，但是有歧義就很難自圓其說了。工作中的郵件，特別是在剪板機工廠中使用的，追求明確和專業。所以，了解發郵件的基本準則，很有必要。
第一條，陳述事實，不要強調。你不能為了引起大老板的留意，把一個剪板機產品質量事故說得很嚴峻，必需量力而行，就事論事。有些錯誤假如是樞紐數據，好比小數點挪了一位，15%變成1. 5%，這個從量級上都不一樣，等你發現錯了，再發一個郵件糾正，就會在良多人心中留下你是個馬大哈的印象。寫郵件也有這樣的要求，但和考試有些不同，考試錯了那就是一個人的成績不好，郵件由于一旦出錯，有可能會牽連良多人。倒不是說我們的郵件一定要死板才好，只是由于幽默輕易被誤讀。另外，不要用絕對性的詞語，好比老是、從不、所有、每個人……，這個世界上只有運動是絕對的，其他的所有的一切都不是絕對的，絕對性的詞語往往帶有臆斷的成分；若沒有切當的數據，寧愿不描述這個題目。
第三條，文風要求：假設你所寫的內容將在國家新聞上播出。
第四條，檢查所寫內容。在寫郵件之前，一個人最少要有基本的溝通和表達信息的能力，假如你連話都說不清晰，也不懂基本的人情世故，那你肯定也發不好郵件了。這個不是花邊新聞，也不是奮斗口號，而是解決實際題目的溝通和信息的傳遞。
第二條，旁注創建新的文檔。當需要在郵件中對某些內容進行注釋的時候，盡量使用附件，也就是創建新的文檔。當然，這是極端情況，大多數人都還具備基本的人際交往能力，但是，不見得就能寫好郵件。 在《杜拉拉舞職記》中講到了SMART原則，不外那是針對目標治理的，S是目標明確，M是可以丈量，A是可以實現，R是結果導向，T是有時間限制。